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关于推进干部人事档案规范化建设问题研究
作者: 中共逊克县委组织部课题组   日期:2015-12-28

  干部人事档案是我们党选人用人和正确使用干部的重要依据。随着干部人事制度改革的不断深化、干部工作的规范化,给人事档案管理工作带来新的挑战。尤其是自干部人事档案专项审核工作开展以来,更是对档案规范化建设提出了更高、更新的要求。新形势下,如何提高干部人事档案规范化水平,更好地发挥干部人事档案的服务作用,成为当前干部人事档案管理工作的一个重要课题。
  ?一、干部人事档案专项审核的主要做法
  (一)高度重视,加强组织保障。县委多次召开专题会议,研究和部署干部档案专项审核工作,部领导班子针对审核工作,制定下发了实施方案,成立了逊克县干部人事档案专项审核领导小组,按照干部人事档案审核的工作程序和要求,明确了人社局、教体局、公安局等部门职责,将档案审核工作细化为审核组、录入组、装档组、材料催缴组、服务保障组等五个组,指定各组负责人,明确各组工作任务和个人工作责任,为扎实开展干部人事档案专项审核工作提供了组织保障。加大资金投入力度,县财政拨付专项资金5万元,配备了大型彩色双面打印机一台、电脑5台、小型打印机2台、办公桌椅若干套,以及整理、装订、审核档案所需的表册、切纸、档案袋、U盘、铅笔、象皮、指套、口罩等辅助材料,为档案专项审核提供了必要的硬件支持。县委组织部先后从基层集中抽调了40多名政治素质高、纪律性强、懂得档案基本常识的干部作为初审人员;抽调10名组工干部作为复审人员,保证了档案审核结果准确可靠。
  (二)强化培训,明确工作重点。组织召开了专项审核动员会暨业务培训工作会,对参与专项审核工作的相关人员及基层各单位的档案信息员共140多人进行培训。在明确本次干部人事档案专项审核工作的目标要求、方法步骤和总体安排的基础上,利用模拟档案对干部档案的构成、分类、改版要求、审核基本知识以及表格填写说明等内容进行重点讲解,同时,还选派专人到省、市委组织部参与档案审核,现场业务实战演练。在审核过程中,把档案工作的准确、真实作为干部人事档案工作的最终目的,严格按照市委组织部编印的《全市干部人事档案业务培训班学习材料》的要求,以“零失误”为目标,逐人逐项审核确定,力求材料的真实性和准确性。同时,从严格工作程序着手,每卷档案材料都注重从前后印证中审核信息,确保审核工作的质量。在全面整理每一卷档案的基础上,把干部“三龄两历一身份”核定作为干部人事档案审核工作的重点,对照市委组织部转发的《干部人事档案审核验收办法》中规定的项目验收标准及处理办法,逐项审核清查,做到全面收集材料、仔细鉴别材料、规范整理材料,确保下步认定干部的“三龄两历一身份”时间清楚,事实准确,说服力强。在实际操作中坚持档案审核、录入、信息反馈和材料收集同步进行、明确各环节操作规程,确保工作循环有序开展。
  (三)健全制度,严守操作规程。为保证档案专项审核工作过程严格、稳妥、安全,在坚持完善原有档案管理多项制度的基础上,又针对此次专项审核工作,制定了《干部人事档案专项审核工作制度》、《干部人事档案专项审核工作流程》、《干部人事档案专项审核工作保密制度》、《干部人事档案电子录入安全制度》等4项制度,保证工作按照制度规定稳步推进。建立了严密的审核责任制,采取初审和复审交叉进行、审核人员签名、分管领导抽查的方式,形成了层层负责的监督机制;严把汇总录入关,逐人逐条逐字校对核实;严明保密制度,及时处理电脑病毒保证资料的准确安全;本着尊重历史、尊重事实的原则,及时对档案中的原有材料和补充材料进行收集;出台《逊克县档案专项审核归档材料接收办法》,并负责相关解释;明确送交时限,采取定人、定时、定责的方法,及时、准确和全面收集材料,有效提高了档案审核整理的工作效率。
  (四)从严从实,推进组织认定。全面掌握信息认定的标准。对年龄较大、参加工作较早、档案情况复杂的干部,除认真审核档案原始资料外,及时向相关单位查找较早的原始材料或证明作为依据,积极与本人细致沟通,综合分析各种资料,根据有关政策,对“三龄两历一身份”信息界定坚持审慎、严格、精准的态度。完善资料鉴别制度。如对年龄的确定可采取“三统一”原则,即利用档案中最早的记载、表中的记载和身份证三方统一,对出现前后年龄不一致的情况,可根据档案中的最早的记载反复推测,合理排除各种因素,坚持不重复得利的原则,从而确定最终的年龄。对出生日期有一处描笔的,采取与本人谈话核实、查找其他材料印证、个人签字、组织认证的程序完成确认工作。有一处涂改造成前后记载不一致的,此类现象多在《入团志愿书》、《入学登记表》或《入伍登记表》等处。经反复核查档案材料,认真分析逻辑关系,本着科学合理的态度,对此类人员以档案中出现次数最多的年龄记载为依据进行认证。对多处涂改的,及时与本人见面谈话核实,由个人上报出生日期更改情况说明并出具原始户籍证明,提交组织研究后认证。
  二、当前干部人事档案管理存在的问题
  结合干部人事档案专项审核和档案改版工作,在重新装订、整理、审核干部档案的过程中,我们发现工作中还存在一些不足,不同程度地影响着档案规范化管理水平。
  (一)认识不够到位,重视程度比较低。多年来,干部人事档案处于“说起来重要,做起来次要,用起来需要,忙起来忘掉”的尴尬境地,人们认为档案工作是一项默默无闻的工作,无论怎样重视,也出不了惊天动地的成绩,相当一部分领导对人事档案管理工作的认识都存在着一些误区,认为人事档案工作就是保管的事务性工作,不是单位的主要工作,只要不丢失,不泄密,能应付外调、查档就行了。部分干部职工也对档案工作不够重视,认为此项工作只是人事档案管理部门的事情,不积极配合做好个人信息更新、归档材料及时上报等工作。另外,现在社会上人们对干部人事档案的重要性认识不够,特别是一些流动性特别大的人员,对个人的档案漠不关心,出现了“无头”档案,造成个人档案不全,不能完全反映个人每个时期的情况,从而出现档案与本人分离的新情况。
  ?(二)管理不够完善,遗留问题比较多。一是学历材料和专业技术材料不完备。随着社会的全面进步和发展,各级各部门对学历、专业技术要求越来越高,很多干部通过各种方式(如函授、自考等)取得了相关学历学位或专业技术职称,但没有及时将材料送交人事档案管理部门存档,直接导致人事档案中的学历、专业技术职称材料不齐备,甚至造成部分材料遗失无法补办现象。二是入党材料不完备。不少干部入党多年,曾在多个单位工作,但入党材料全部缺失,主要原因在于入党时所在单位没有及时将入党申请书、入党志愿书、转正申请书等材料存入个人档案。三是任免考察材料、工资表不完备。有部分干部的任免考察材料因为没有及时归档,造成现在无法查找;由于政策或其他原因,个别工资表中有空白年份,工资资料不齐全。
  (三)技术手段滞后,运行效率比较低。在审核、改版档案过程中,由于没有启用干部人事档案电子信息化管理系统,都是靠手工操作,费时、费力,效率低,与新形势下整个社会的发展进步、现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。由于每年都有新材料增加,档案管理人员常年忙于材料的收集、整理、拆、装、订等大量简单、重复性的劳动,使得档案管理人员根本没有时间和精力兼顾开发案卷的内在信息。
  ?(四)档案管理人员配备不足,人员素质参差不齐。目前,各基层单位往往未能配备专职的档案管理人员,他们工作任务较重,无法一门心思搞好档案管理工作。他们虽然具备相应的文化水平,但缺乏档案管理工作的专业知识,由于档案工作的保密要求加上每卷档案都不尽相同,上级业务部门的培训只是针对面上的要求,工作人员只能在档案管理工作中的摸索来慢慢积累经验,有些档案管理人员自身就不重视档案工作,责任心不强,导致档案材料收集、送交不及时,造成材料积压甚至丢失。
  ?三、干部人事档案管理存在问题的原因分析
  ?(一)相关机制及制度不健全。一是档案管理不完善,规章制度不健全。各单位虽然都制定了人事档案管理制度,但在实际操作中力度不大。制度相对滞后,落实不到位。随着干部人事制度改革的不断深入,档案的整理、保管和利用手段以及业务范围也随着发生了变化,旧的档案管理制度已不适应新的社会发展的要求,需要进一步修订完善。二是管档单位保障机制不健全。材料入档、整理档案任务繁重,档案管理人手不足与管理水平落后之间的矛盾十分突出,加上管档人员相关待遇落实不到位,长期缺少成长和晋升的有效途径,影响了基层档案管理人员的积极性。
  (二)重视程度不够。一是组织领导不到位。个别基层领导重视不够,在日常工作中很少过问档案工作,对档案工作中存在的问题和困难不够了解,档案工作的重要性常被忽略。二是人员配备不够。干部人事档案工作的业务性和专业性都比较强,要求管理人员熟练掌握档案的保管保护知识和技能,各基层单位从事干部人事档案管理工作的一般都是兼职人员,没有经过专门业务培训,多数从业人员缺乏档案管理的专业知识,无法适应新形势的要求。
  (三)档案工作者责任意识淡薄。一是工作责任意识不强。责任心是一个干部思想品质、工作作风、精神境界的具体体现,更是做好干部人事档案管理工作的本质要求。有些档案管理人员既不注重干部人事档案材料的收集归档,更不善于学习现代化管理手段。二是政治责任感淡薄。干部人事档案管理是个不显成绩但又是一项政策性、纪律性很强的工作。档案工作枯燥乏味,档案工作者在思想上容易产生懈怠、厌烦情绪,久而久之失去了一个档案工作者应有的政治责任感。
  (四)现代化服务理念不强。一是服务对象比较单一。在实际工作中干部人事档案服务的对象一般是各级领导和组织,相对于领导和组织而言,显得比较权威,对干部个人来说就显得很神秘。干部要想通过档案了解自己的情况,还得由所在单位从事组织人事的同志间接了解,否则一般是难以从档案中获取信息。二是服务的方法和手段不够新颖。由于干部人事档案在基础建设和管理上不能跟上信息化建设的要求,思想观念滞后,面向社会服务的方法和手段仅限于查阅干部人事档案原始纸质材料,服务水平和效率难以提高,而且经常的翻阅也不利于对纸质档案的保护。
  四、规范干部人事档案管理的几点思考
面对新时期工作的需要,如何做好干部人事档案管理工作,我们认为,应从以下几个方面抓起:
  (一)强化管档意识,提高地位作用。要进一步强化管档意识,提高对干部人事档案工作地位和作用的认识,坚决避免出现“说起来重要,抓起来次要,用起来需要,忙起来忘掉”的现象,还需要定期了解工作情况,积极研究并解决发现的问题,加强监督、检查与指导。同时,加强人事档案工作队伍建设,提高管理人员素质及业务技能。每位干部职工也要积极配合,及时将个人最新相关材料上报人事档案管理部门归档。
  (二)把好两个关口,保证档案质量。首先要从材料来源入手把好“入门关”。在接收干部人事档案时,要严格审核,该由原单位负责的材料要求原单位负责收集,尽量减少、避免历史遗留问题的影响。在审核和鉴别归档材料时,要达到“完整、真实、精练、实用”的要求,避免形成新的遗留问题。其次要从日常工作入手把好“更新关”,着重掌握“四个规律”。一是时间规律。在一定的时间内,一些部门会形成一定内容的材料,如重要节日里表彰先进、年度考核形成的考核材料表格等,人事档案管理人员要及时收集,防止时过境迁造成材料遗失和不全。二是变化规律。凡人事档案记载的情况发生变化,就要相应形成反映变化过程的材料,如职务、职称变动,必然形成职务、职称任免表等。三是信息规律。如通过党代会、人代会召开,领导班子换届等活动可收集相应的人事档案材料。四是普遍规律。凡是具有全局性、普遍性的工作,要及时了解有关政策,不失时机地把有关档案材料收集归档,减少工作环节,提高工作效率。
  (三)加强制度建设,规范管理程序。要建立健全一套完整科学的干部人事档案工作规章制度,使工作有序、有据可依,保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化,真正发挥人事档案“见证历史”的作用。一是建立干部人事档案联络员制度,各单位要明确一名分管领导作为干部人事档案工作联络员,经常过问此项工作,凡新产生的应归档材料均由联络员督办本单位档案管理员及时送交归档材料,做到划分准确、排列有序、条目清楚、报送及时。二是建立健全人事档案管理制度,对档案查借阅制度、材料收集制度、鉴别归档制度、检查核对制度、保管保密制度等,相应表册按制度和工作需要及时更新完善,严格按照《干部档案工作条例》、《档案法》等各项规章制度执行。
  (四)注重管理创新,提高利用效率。一是技术创新。加快档案工作信息化建设步伐,建立干部人事档案数据库系统,使干部档案信息化,并在档案的查阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作,保证干部档案信息的时效性、真实性和准确性。二是内容创新。在收集干部基本情况的基础上,建立干部业绩档案,及时将干部的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现及任务完成情况收入档案;建立干部能力档案,重点收集个人文化程度、专业水平、继续教育情况以及参加各种资格考试、注册考试等反映个人才能的资料。
  ?(五)确保档案管理规范,严把质量关。随着人事干部制度的不断改革,要想系统、完整地收集一个人的全部材料,要变坐等材料为主动索要。 对收集来的材料严格按照《干部人事档案整理规范》规定,逐份鉴别,认真筛选,并进行分类、排序、编目和精心加工,直至装订成卷。在整理档案材料过程中做到:对照标准,仔细研究,依据人事档案材料的内容特征准确分类;对不规则、破损、卷角、折皱的材料进行技术加工;按照类别排列顺序,逐份逐页输入目录,做到材料与目录相符,材料形成时间填写无误,材料份数和页码计算准确;装订做到四边齐,保证不压字、不损伤材料内容。
  ?(六)加强档案人员队伍建设。做好新形势下的干部人事档案管理工作,必须有一支在思想上、政治上、工作作风、业务能力等方面过得硬的干部人事档案工作队伍。新时期档案工作者必须具备较强的敬业的精神、政治素质、服务理念和业务能力。这就要求各管档部门加强干部人事档案管理人员的培训力度,全面提升干部人事档案管理工作者的综合素质。适当提高档案管理人员的薪酬待遇和政治待遇,为档案管理人员的成长和进步搭建有效平台,促进档案管理人员的合理流动,努力培养一支高素质的档案干部队伍,以不断推进档案事业的健康快速发展,为档案规范化建设提供坚强的组织保证和人才支撑。

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